A compter du 1er janvier 2017, les employeurs qui le souhaitent pourront généraliser la dématérialisation du bulletin de paie. Le décret publié au Journal officiel du 18 décembre 2016 permet l’application de l’article 54 de la loi n° 2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels, dite Loi El Khomri.
Qu’est-ce qui change au 1er janvier 2017 ?
La dématérialisation des bulletins de paie est possible depuis 2009 (voir lien ci-dessous). Cependant le déploiement au sein des entreprises s’est révélé complexe et souvent peu efficace. En effet la mise en oeuvre du bulletin de paie électronique ne pouvait se faire qu’après l’accord formel du salarié. Avec la Loi du 8 août 2016, la situation est inversée: la norme devient le bulletin électronique et le salarié qui refuse doit s’opposer.
Que dit le décret ?
“Art. D. 3243-7.-Lorsqu’il décide de procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique, l’employeur informe le salarié par tout moyen conférant date certaine, un mois avant la première émission du bulletin de paie sous forme électronique ou au moment de l’embauche, de son droit de s’opposer à l’émission du bulletin de paie sous forme électronique. Le salarié peut faire part de son opposition à tout moment, préalablement ou postérieurement à la première émission d’un bulletin de paie sous forme électronique. Le salarié notifie son opposition à l’employeur par tout moyen lui conférant une date certaine. La demande du salarié prend effet dans les meilleurs délais et au plus tard trois mois suivant la notification.”
Qui gagne dans cette simplification ?
Les intérêts des salariés et de la Direction sont communs sur de nombreux sujets. Prenons l’exemple des économies de papier et d’impression. Beaucoup d’entreprises ont mis en oeuvre dans le cadre de leur politique environnementale des actions pour économiser le papier. Les rapports développement durable des grands groupes font d’ailleurs état d’économies substantielles exprimées en milliers de tonnes. C’est bon pour l’environnement (moins de déchets, moins de gaspillage) et pour le portefeuille (réduction des achats de papier). Le bulletin de paie électronique permet de réaliser des économies (impression, papier, envoi). Une estimation faite par les professionnels (voir lien ci-dessous) indique qu’il est possible de générer des économies de 33 à 67 %.
“L’objectif du bulletin de paie électronique est qu’il soit moins cher que les processus papier qui englobent l’impression, la mise sous pli et la distribution (manuelle ou postale). Ces trois postes cumulés représentent environ un coût moyen de 1,5 à 3€ par bulletin, notamment dans les TPE-PME. Cela peut être moins dans les grands groupes, même si des coûts cachés peuvent apparaître. En moyenne, la dématérialisation du bulletin de salaire occasionne des économies immédiates de l’ordre de 33 à 67 %, permettant une diminution du coût par bulletin à moins de 0,5 €, archivage à vie pour le salarié inclus. Le fait que le bulletin de paie électronique ne coûte pas plus que le papier facilite son adoption par l’entreprise. Les solutions les plus attractives n’impliquent pas d’investissement informatique pour les entreprises fonctionnant en mode SaaS, mais seulement des coûts par bulletin. Avec la solution de BPE (bulletin de paie électronique), le coût par bulletin ne doit pas excéder 0,5€. Le salarié ne doit pas avoir à payer pour ce service si l’on veut une large adoption.” source fiche PraTIC voir lien ci-dessous.
La mise en place du bulletin de paie électronique constitue par ailleurs le socle idéal d’un projet de refonte des procédures RH et/ou de la création d’un portail RH d’une entreprise. L’idéal est d’intégrer cette mise en place dans un projet plus global d’amélioration de l’expérience utilisateur. Les entreprises qui veulent moderniser les relations avec les clients et exploiter au mieux le potentiel du digital, ont tout intérêt à investir aussi dans les relations avec les salariés. La digitalisation ne peut pas se faire uniquement au bénéfice des clients. En ayant aussi une politique destinée aux salariés, la culture de l’entreprise se digitalise. Le slogan “ce qui est fait à l’intérieur, se voit à l’extérieur” s’applique parfaitement à ce sujet RH. Il convient donc de s’interroger sur ce qui permet de simplifier la vie des salariés pour la consultation de son solde de congés, pour effectuer sa demande de congés, pour l’accès à des informations sur sa couverture complémentaire santé, … Si la réflexion a été globale, elle permet de donner de la cohérence et d’aller plus loin dans les économies. Si dès le départ le contrat de travail a été signé par voie électronique, le bulletin de paie électronique est dans une suite logique.
Comment choisir son prestataire ?
Le point central est le choix du coffre fort électronique. En effet les salariés seront rassurés lorsqu’ils auront compris la sécurité et les fonctionnalités du coffre fort, qui remplacera la boite d’archives utilisée pour classer les bulletins de paie. Certains ont peut être déjà à titre personnel un coffre fort comme Digiposte. Nous sommes parfois surpris de constater que les salariés ont déjà adopté de nombreux outils digitaux à titre personnel et sont ainsi prêts à faire de même dans le cadre professionnel. C’est notamment le cas de l’utilisation de dropbox pour le partage de fichiers ou de photos. L’intérêt de Digiposte c’est l’image de confiance apportée par la Poste qui rassure sur la pérennité. C’est aussi une simplification en ayant un seul coffre fort pour avoir dans une même application ses factures, ses avis d’imposition et ses bulletins de paie.
Comment informer les salariés ?
Le décret précise que les entreprises ne pourront passer à l’électronique qu’après avoir informé les salariés de leur droit à refuser cette décision au moins un mois avant la date d’émission du premier bulletin ou avant l’embauche. Pour autant pour réussir ce changement il convient de mettre en place un plan de communication adapté. Si cela s’intègre dans une évolution plus globale des outils c’est bien sûr préférable. C’est pourquoi il ne faut pas se précipiter pour mettre en oeuvre dès février 2017. Il vaut mieux se donner du temps, bien choisir son prestataire, travailler avec lui le plan de communication. Un lancement réussi est important. Ce changement doit être un plus pour les salariés et non pas un irritant.
Pour consulter le décret paru au JO le 18 décembre 2016 cliquez ici
Les avantages de la dématérialisation du bulletin de paie pour consulter la fiche pratique cliquez ici